Incidents¶
Le module Incidents vous permet de signaler un problème dans la copropriété (fuite, ascenseur en panne, propreté des parties communes, éclairage, accès, etc.) et de suivre son traitement par la gestion jusqu'à sa résolution. Ce menu n'apparaît pas si votre résidence n'a pas activé cette fonctionnalité.
Création d'incident non disponible
La création d'incident par les résidents n'est pas encore disponible. Vous pouvez consulter les incidents existants, mais pas en créer de nouveaux pour le moment.
Urgences vitales
En cas de danger immédiat (incendie, fuite de gaz, personne blessée), appelez les secours (18, 112, etc.) en priorité. Le portail ne remplace pas les services d'urgence.
Liste des incidents¶
L'écran principal affiche la liste de vos incidents, répartis en deux onglets :
- Actifs — incidents en cours de traitement.
- Archivés — incidents terminés ou classés.
Filtres¶
Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour retrouver un incident précis.
| Filtre | Usage |
|---|---|
| Statut | Tous, Ouvert, En attente, Résolu, Archivé. |
| Catégorie | Type de problème (liste proposée par la résidence). |
| Périmètre | Lot individuel, bâtiment, parties communes, parking, toute la résidence. |
Créer un incident¶
Non disponible
La création d'incident n'est pas encore disponible pour les résidents.
Le formulaire de création comprendra :
- Titre (obligatoire) — décrivez le problème en une phrase courte (ex. : prise défectueuse hall 3ᵉ étage).
- Catégorie — le type de problème ; la gestion en déduit qui s'en occupe et avec quelle priorité (vous n'avez pas à la choisir).
- Périmètre — où se situe le problème : votre lot, un bâtiment, les parties communes, le parking ou toute la résidence.
- Localisation (optionnel) — précision utile pour la gestion (ex. : Bâtiment A, palier 3, à droite des ascenseurs).
Fiche d'un incident¶
Informations générales¶
- Titre — modifiable si vous souhaitez corriger la formulation.
- Statut, catégorie — mis à jour par la gestion au fil du traitement. La priorité est un outil de la gestion : elle ne s'affiche pas pour les résidents.
- Gestionnaire assigné — la personne en charge du dossier, si elle a été désignée.
- Catégorie et lieu — si vous vous êtes trompé à la déclaration, vous pouvez les corriger à tout moment depuis la colonne d'informations (liste déroulante pour la catégorie, bouton Modifier pour le lieu). La gestion peut le faire aussi. Changer la catégorie change aussi la personne ou l'organisation qui s'en occupe. Chaque correction apparaît dans la chronologie et ceux qui suivent l'incident en sont prévenus.
- Localisation et périmètre.
- Description — vous pouvez la compléter après coup pour enrichir le contexte.
Chronologie¶
La Chronologie retrace tout l'historique de l'incident dans l'ordre chronologique : création, changements de statut, messages échangés, fichiers joints, etc.
Pour ajouter du contenu :
- Message — envoyez un message à la gestion, avec la possibilité de joindre des fichiers (photos, documents).
- Conversation hors portail — consignez un échange déjà eu par un autre canal (appel téléphonique, e-mail, SMS) pour garder une trace centralisée.
Suivre un incident¶
Vous suivez un incident quand vous l'avez déclaré, quand vous avez choisi de le suivre, ou automatiquement quand il concerne l'endroit où vous habitez (votre lot, votre étage, votre escalier, votre bâtiment) ou toute la résidence. Vous recevez un email à chaque nouvelle. Dans la fiche, la rubrique Suivi vous dit pourquoi vous le suivez, et Ne plus suivre arrête le suivi pour de bon. Vos réglages sont dans la cloche des notifications (Paramétrer mes notifications) ou le Menu, rubrique Notifications (voir Réglages).
Si le lieu d'un incident est corrigé, ceux qui le suivaient seulement à cause de l'ancien lieu arrêtent (ils en sont prévenus) et ceux du nouveau lieu commencent.
Statuts¶
| Statut | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Ouvert | Incident pris en compte, traitement en cours. |
| En attente | En attente d'une action (de la gestion ou d'un intervenant extérieur). |
| Résolu | Problème traité. |
| Archivé | Dossier classé, visible dans l'onglet Archivés. |
Pour la gestion : la priorité des incidents¶
La priorité (Urgent, Élevée, Moyenne, Faible) est réservée aux gestionnaires (conseil syndical, syndic, administrateur).
- Par catégorie — dans les réglages des catégories d'incidents, chaque catégorie a une priorité par défaut. Tout nouvel incident la reçoit ; les incidents déjà déclarés gardent la leur.
- Par incident — depuis la fiche, vous pouvez changer la priorité d'un incident. Le changement apparaît dans la chronologie.
- Dans la liste — filtrez par priorité, ou cliquez sur l'en-tête de la colonne « Priorité » pour trier (l'urgent est en haut par défaut).
- Si la catégorie change — la priorité devient celle de la nouvelle catégorie, même si vous l'aviez ajustée, comme le responsable.
Exporter la liste (gestion)¶
Le bouton Exporter de la liste des incidents de la gestion télécharge un fichier CSV (lisible dans Excel, Numbers ou Google Sheets) avec les incidents de la liste telle qu'elle est affichée, filtres du moment compris, sur toutes les pages. Il contient la priorité, le responsable, la date d'intervention, les incidents privés et les notes internes.
Bonnes pratiques¶
- Créez un incident par problème pour faciliter le suivi.
- Un titre clair et une localisation précise évitent les allers-retours avec la gestion.
- Ajoutez une photo dans la chronologie pour accélérer le diagnostic.